Hur kan samarbetet mellan offentlig sektor och näringslivet förbättras?
– Det är viktigt att man arbetar tillsammans och kan lita på varandra. Som upphandlande organisation har man ett stort ansvar att försöka ha en dialog med näringslivet och lära sig hur det fungerar, samtidigt som man själv är öppen med hur behoven ser ut för framtiden inom den offentliga organisationen. Ett exempel kan vara att publicera upphandlingsplanen så att leverantörer har möjlighet att gå in och se vart man är på väg och vart man vill nå.
Hur kan den upphandlande myndigheten dra nytta av näringslivets kompetenser?
– Genom att ha en dialog och fråga ”Vad tycker marknaden om den här lösningen?” eller ”Hur skulle ni gjort för att lösa det här problemet eller behovet?” till exempel. Den privata sidan får sedan komma in med svar helt enkelt. Man kan också bjuda in till samtal och lyfta frågor tillsammans. Det har funnits en missuppfattning, och kanske fortfarande finns, om att det inte får gå till på detta vis. Men vi vill lyfta denna möjlighet och också trycka på vikten av transparens i processen. Har man dialogmöten med enskilda leverantörer är det också viktigt att dokumentera och dela med sig av den information som kan vara bra för alla att känna till.
Vad krävs för att nå längre i klimatarbetet och få mer hållbara upphandlingar?
– Offentliga och upphandlande myndigheter har ett ansvar att ställa krav på en minskad klimatbelastning i de byggnader och anläggningar som byggs. Exempelvis genom att få en låg energianvändning eller att man väljer material och varor som ger minskad klimatbelastning. Vi på Upphandlingsmyndigheten presenterar snart nya stöd och krav för att minska klimatbelastningen samt hur den ska beräknas. Vi måste redan idag upphandla det som krävs för att nå de klimatmål som organisationen satt för framtiden.
Vad innebär en innovationsupphandling?
– Att man möjliggör för nya lösningar eller efterfrågar nya lösningar. Ett sätt kan vara att ställa så kallade funktionskrav, vilket innebär att man ställer krav på funktion i stället för på en specifik lösning. Här är ett exempel; Du har en gräsmatta som ska klippas på ett visst sätt och gräset ska vara max fem centimeter högt. Antingen kan någon gå runt med en handgräsklippare eller så kan det vara en robotgräsklippare som klipper. Eller så är det en helt ny lösning som ingen sett ännu. I stället för att ställa krav på att en robotgräsklippare ska klippa två dagar i veckan är kravet att det i slutändan ska vara fem centimeter högt gräs varje vecka. Sedan kan man lösa det på det sätt som passar bäst.
– En innovationsupphandling kanske inte passar alla, men det är en möjlighet som jag absolut tycker man ska testa. I regel ser det ut som ett vanligt upphandlingsförfarande med den skillnaden att man vill nå en viss funktion i stället för en specifik lösning. Det kräver lite mer förarbete, men i slutändan kan det ge ett mycket bra resultat.
När passar det att använda mer konkret?
– Om man vid en dialog kommer fram till att det finns olika synsätt på lösningar. Det kan vara inom en expansiv marknad, som IT-branschen där saker och ting kan gå väldigt fort. Det kan också passa inom området klimat – att energianvändningen ska vara på en viss nivå och man ser att det finns olika tillvägagångssätt att nå dit, för att ge några exempel.
Vilka nyttor kan en innovationsupphandling ge?
– Marknaden får möjlighet att komma med förslag på själva lösningen och kan på ett enklare sätt följa med i vad som händer. Jag tror också att det kan ge kostnadseffektivitet samt att man är med och driver på utvecklingen på ett annat sätt. Om du fastnar i gamla hjulspår och endast tänker på specifika lösningar som alltid fungerat traditionellt kanske du helt enkelt missar nya lösningar som fungerar ännu bättre.
Vilka är dina bästa tips för att en upphandling ska bli så bra som möjligt för alla parter?
– Involvera alla tidigt i processen! Vi vill ha dialog och utbyte. Genom att involvera alla tidigt kanske engagemanget blir ännu större.
– Våga ställa frågor som leverantör! Det kan röra sig om hur saker och ting ska lösas i praktiken eller vad något egentligen innebär. Som leverantör är man i regel expert inom sitt område, och tycker man att något är oklart är det antagligen fler som undrar över samma sak.
– Följ upp genomförandet gemensamt! Det är viktigt att arbeta tillsammans för att uppnå målet. Då ser man om avtalet blir som förväntat eller vad som kan förbättras och utvecklas. Detta är särskilt viktigt i stora projekt. Som i byggbranschen där många olika funktioner är inblandande, då är det viktigt att alla ser vad som pågår.
– Var ute i god tid! Det blir inte bra att stressa igenom en upphandling. Försök att ha så god tid på er som möjligt – för allas skull.