c

Träffa roboten HRobin – Skanskas nya medarbetare

Roboten HRobin arbetar sedan en tid på Skanska Affärsstöd HR. Den har snabbt blivit en uppskattad och oumbärlig kollega som redan tagit över sex tidskrävande och rutinmässiga processer. HRobin är supereffektiv, pålitlig och gör precis som den blir tillsagd – men aldrig mer än så.

Kristin Westling, gruppchef, och Lars Karlsson, RPA-utvecklare på Affärsstöd HR.

Att hantera HR, tid och löneadministration på Skanska är ett stort och komplext arbete. 10 000 medarbetare och 20 bolag innebär en ofantlig mängd data att hantera. Kristin Westling är gruppchef på Affärsstöd HR och har länge varit nyfiken på om de skulle kunna robotisera delar av verksamheten.

– Robotar är ett hett samtalsämne inom näringslivet och för drygt ett år sedan började vi titta på om vi skulle kunna dra nytta av tekniken, säger hon.

Robotic Process Automation, RPA, innebär att en robot tar över rutinmässiga och ofta tidskrävande arbetsuppgifter. Det handlar inte om Artificiell Intelligens, AI, utan om regelstyrda och repetitiva processer. Roboten kan inte tänka själv men är supersnabb på att utföra det den blir tillsagd att göra.

HR-organisationen hanterar många processer och när de började fundera i banor av robotisering var syftet att effektivisera det komplexa administrativa arbetet.

– De här jobben är tidskrävande och sker ofta under tidspress då vi har tighta deadlines inför lönekörning. Genom att slippa dem frigör vi tid och energi åt våra medarbetare som istället kan ägna sig åt mer värdeskapande uppgifter, säger Kristin Westling.

I juni 2018 tog projektet fart på allvar i och med att Lars Karlsson fick en ny tjänst som RPA-utvecklare inom HR. Redan i augusti hade han programmerat roboten så att HRobin kunde utföra den första processen.

– Min uppgift är att lyssna till kollegorna och anpassa programvaran efter olika behov. Vi utvecklar ingenting bara för att det är intressant och coolt med robotar. Det finns alltid en efterfrågan eller behov bakom varje process, berättar han.

HRobin får sitt första jobb

I augusti 2018 gick första projektet i skarpt läge och idag är sex olika processer i gång parallellt. Tidsbesparingen har redan varit omfattande. Det första jobbet som HRobin tog över var att kvalitetssäkra och kontrollera enorma mängder data i bokföringsfiler som skickas från löne- till affärssystemet efter lönekörningen. Det arbetet motsvarade tidigare en veckas heltidsarbete utfört av en person. Idag fixar HRobin kontrollen på fem minuter om dagen och dessutom med betydligt fler kontrollpunkter. Arbetsbördan för den ansvariga personalen har minskat från en vecka till totalt en halv dag istället.

– Vilken lycka för medarbetaren som nu slipper kolla tre miljoner transaktioner i Excel varje månad! De uppskattar verkligen HRobin. Idag kan de ägna sig åt mer meningsfulla uppgifter som till exempel att arbeta med förbättringar och att utbilda våra kollegor ute i linjen, säger Kristin Westling.

När HRobin tagit över en process har det nästan alltid fått positiva följdkonsekvenser inom företaget. Arbetsmiljön förbättras genom att belastningstoppar kapas och monotona uppgifter försvinner. Med effektivare rutiner går det till exempel att bokföra lönekostnaderna snabbare efter lönekörningen. Det underlättar för de anställda på ekonomiavdelningen, som i sin tur då kan vara mer proaktiva. Kontrollen i verksamheten blir helt enkelt bättre. Genom HRobin har också andra förbättringar i olika skeenden och arbetssätt identifierats.

– Affärsstöd HR arbetar ständigt med fokus på effektivisering av våra HR-flöden och nu har vi ytterligare ett verktyg att ta till i det arbetet. Vi får större möjlighet att skapa värde för organisationen. Självklart innebär det här en förändring av våra roller men det är något som mottagits väldigt positivt hos oss, berättar hon.

Lars Karlsson vill också poängtera att roboten ännu inte kan göra allt från start till mål. Det finns en människa i slutet av varje process.

– Än så länge är inte robotarna särskilt smarta. De fixar det vi säger åt dem, men kan inte göra egna bedömningar. Å andra sidan kan inte Hrobin göra mänskliga misstag, berättar han.

Därför bli kvaliteten på arbetet högre och säkerheten större. En robot har en helt annan kapacitet att göra många kontroller. En annan fördel med HRobin är att det går snabbt att programmera den. Lars Karlsson jobbar alltid nära processägaren i agila projekt. Ett exempel på hur fort det kan gå var när HRobin tog över bearbetningen av Skanskas alla pensionsuppgifter. Det krävdes inte mer än tre möten med processpecialisten förrän processen kunde testas i skarp miljö.

– Och det funkade med en gång! Eftersom det går så snabbt kan vi räkna hem tidsbesparingen på kort tid. HRobin gör nytta direkt och medarbetarna upplever vinningen omedelbart, säger Kristin Westling.

Oändligt med möjligheter

Att Kristin brinner för robotisering hörs i rösten när hon berättar om vad HRobin åstadkommit och om vilka möjligheter hon ser för framtiden. Många ute i organisationen har fått upp ögonen för vad som händer på HR och börjar göra förfrågningar för egen räkning.

– Alla vill ha en robot! Det är spännande att tänka på hur många olika HR-processer som skulle kunna ha behov av tekniken.

En annan uppgift som HRobin tar hand om är alla tjänstgörings- och inkomstintyg som beställs av Skanskas medarbetare. Den anställde meddelar bara sitt ärende och HRobin hämtar alla uppgifter i de olika systemen och gör de beräkningar som krävs. Den lägger dem sedan i en mall som en person på avdelningen signerar.

– HRobin är till glädje både för den som vill ha sitt intyg snabbt och för medarbetarna på HR som slipper hämta uppgifter i våra olika system och göra alla beräkningar manuellt, berättar Lars Karlsson.

Både Lars och Kristin tror att robotar kommer att vara något helt naturligt i framtiden. Ingen kommer att ifrågasätta robotens vara eller icke vara. Nu när HRobin visat vad den går för föds nya idéer hela tiden. Nästa steg för Kristin Westling och Lars Karlsson är att utforska möjligheter för robotisering inom övriga HR-processer. Det finns säkert tidskrävande och rutinmässiga moment där som HRobin kan klara av.

Självklart finns det också utmaningar. Kristin Westling skulle gärna vilja komma i kontakt med andra företags HR-avdelningar som har eller tänker skaffa sig en robot. Tillsammans skulle de till exempel kunna göra gemensam sak och försöka påverka myndigheterna. Att automatisera rapporter till Försäkringskassan och Skatteverket skulle spara mycket tid.

Fakta

Robotic Process Automation – RPA

  • Automatisering av rutinmässiga arbetsuppgifter
  • Mjukvarurobotar som replikerar de aktiviteter som en mänsklig användare annars skulle utföra
  • Påverkar inte befintliga system eller IT-struktur

Fördelar med RPA

  • Ökad kvalitet
  • Ökad kontroll
  • Driver processförbättringar
  • Minskade kostnader
  • Bättre kundservice
  • Frigör tid
  • Driftsäkert
  • Effektivt
  • Pålitligt
Senast uppdaterad: 2019-05-10