I ett samverkansprojekt tar man tillvara på parternas tidigare erfarenheter och kompetens. Projektteamet arbetar mot gemensamma mål, vilket ställer stora krav på tydlighet i kommunikationen. Birger och Fredrik berättar att de precis innan vårt möte gått igenom styrkor och svagheter i projektet som de vill lyfta fram.
Det märks att de arbetat ihop tight under drygt fyra år och är vana att planera och strukturera tillsammans i projektet på Huddinge sjukhus, med arbetsnamnet Chopin. Projektet behandlar den södra delen av Huddinge sjukhus som bland annat berör operation, intervention, röntgen, förlossning samt pre- och postoperativ vård.
”Skanskas anbud var väldigt bra helt enkelt”
Eftersom branschen är relativt smal har Fredrik Hagel och Birger Sundström tidigare stött på varandra i olika sammanhang men de har inte arbetat i samma projekt förut. Under de åren som bygget på Huddinge sjukhus har pågått har samarbetet fungerat mycket bra från att anbudet antogs och hela vägen fram till idag, vilket både Fredrik och Birger betonar.
- Skanskas anbud var väldigt bra helt enkelt. Vi efterfrågade en organisation som ville vara kreativa med oss och samtidigt var lösningsinriktade. Redan i anbudsskedet gjorde vi en utvärdering där Skanskas anbud svarade upp emot Locums anbudsförfrågan på alla punkter, säger Fredrik Hagel.
Birger Sundström, som också var anbudsansvarig, fyller i:
- Förfrågan var uppbyggd runt ett antal nyckelpersoner, referensprojekt och en genomförandebeskrivning, jag har läst anbudet igen senare och vi har såhär i efterhand också ungefär följt den tidigare angivna strukturen. Vi kunde visa på tidigare utförda sjukhus, vilket var en trygghet för beställaren.
I projektet har rätt part ägt ansvar över relevanta risker, vilket också har följts upp. Riskberäkningen kan beröra alltifrån det tekniska så som klimatfrågor och vibrationer till hyresgästens risktagande.
- Mycket är ekonomiska risker, men det kan också beröra de risker som exempelvis hyresgästen Karolinska tar. Då är det lämpligt att Locum står för det ansvaret. I de fall som berör vilket tak man ska använda hanterar Skanska risktagandet istället, berättar Fredrik Hagel.
Birger fortsätter:
- Vi har haft en vision för projektet; mest vård för pengarna. För att nå dit har vi behövt utmana en del tuffa krav.
Nyckeln till framgång – uppföljningar och innovativt arbete
Ett sätt att spara tid och pengar på var att de såg tillbaka på tidigare erfarenheter från många av de tidigare sjukhusprojekt som Skanska och Locum har arbetet med. Utifrån denna erfarenhetsbas har man kunnat återanvända olika metoder och erfarenheter från tidigare projekt och applicera på Chopin-projektet.
- Jag tycker att beställarsidan varit modig med flera beslut. Vi har haft några svåra beslut på vägen där beställaren tagit risken och där vill jag påstå att de verkligen visat mod för projektets bästa, säger Birger Sundström.
Byggnaden är komplex med många tekniskt avancerade installationer. Detta har ställt stora krav på att lokalernas utformning håller en hög kvalitet och funktionalitet. Designfrågan var därmed komplex en lång tid under projekttiden, berättar Fredrik.
Huset är specialanpassat med många olika rum med specialutformning. Detta löste Locum och Skanska genom att ha kontinuerliga uppföljningar. Tack vare uppföljningsarbetet har de minimerat riskerna. Fredrik fortsätter:
- Det har varit ett innovativt arbete att skapa en så robust, lättskött och flexibel byggnad som möjligt. Något vi gjort bra har varit att vi har försökt att hitta nästa steg utan att tappa tempo eller att det blir ett vakuum under en längre period. Vi har ofta haft en plan B utifrån olika tänkbara scenarion.
Noggrann dokumentation i tidigt skede
Under hela projektets gång har båda parter varit noggranna gällande dokumentation. På så vis har problem kunnat undvikas redan i tidigt skede. Birger menar att om problem och svåra utmaningar dyker upp längs med vägen är det viktigt att dokumentera dem, men det är lika viktigt att också dokumentera vad man kommit överens om sinsemellan gällande hur problemet skulle lösas. Skanska och Locum har tillsammans dokumenterat många olika scenarion som har dykt upp längs med vägen.
- Vi har skrivit dem så tydligt och lättförståeligt så även nya personer enkelt ska kunna sätta sig in i projektet i framtiden om det behövs, säger Birger Sundström och Fredrik Hagel nickar instämmande.
- Man måste också vara medveten om att man inte kan göra alla parter nöjda i varje steg. Vi måste hela tiden göra avvägningar tillsammans med sjukhuset och eftersom det är ett projekt över en lång tid faller det sig naturligt att personer byts ut på vägen, säger Fredrik Hagel.
Vikten av dokumentation ställer också krav gällande organiseringen. Båda menar att organisation är A och O för att uppnå ett samarbete som flyter på bra, vilket såklart också är en utmaning. Ett sätt att lösa detta på har varit att tillsammans aktivt arbeta med att hitta gemensamma mål att sikta mot samt beskriva åtgärder för hur målen ska nås.
Birger påpekar att det varit viktigt att ha avtal som både stödjer samarbetet och samtidigt går att falla tillbaks på om samarbetet inte fungerar. Man måste kunna förhålla sig till ett avtal så att man inte fastnar i processen och kan komma vidare. Det går inte att bygga vidare på projektet om det om det inte finns juridiska delar att falla tillbaka på. Avtalen skapar också en trygghet för alla parter.
En resa med pedagogiska inslag
Skanska och Locum har en gemensam ledningsgrupp bestående av tio personer inklusive en extern konsult som är ledande moderator. Ledningsgruppen ses ungefär tre till fyra gånger per år och arbetar med strategiska frågor.
- Mycket handlar om att vara överens om de svåra frågorna och att man kan arbeta ihop runt dem, så att det inte blir spretigt. Varje part har fått argumentera och så har vi hittat ett konsensus, berättar Birger Sundström.
En av nyckelfaktorerna till att samverkansprojektet fungerat så bra menar både Fredrik och Birger handlar om att de tillsammans har arbetat hårt med att ha rätt personer och rätt kompetens involverade. De ha har även arbetat mycket med att ha aktiviteter som främjat engagemanget för projektet.
- Vi har arbetat mycket för att ha ett öppet klimat och att kunna visa varandra förtroende när det kommer till tider, ekonomi och uppföljning rörande det och driften i projektet, säger Fredrik Hagel.
Utvecklande resa för båda parter
Den snart fem år långa resan börjar närma sig sitt slut. Vad kommer de att ta med sig från resan när de blickar tillbaka i framtiden?
- Jag tar med mig att man ska enas om ett ramverk gällande risker, ekonomi och organisation innan man träder in i ett genomförande. Det här är ett speciellt projekt, jag kommer se tillbaka på resan från ax till limpa. Jag var anbudsansvarig och nu står jag snart på slutbesiktningen, det har varit en otroligt utvecklande resa säger Birger Sundström.
Fredrik nickar instämmande:
- Jag tycker att vi hittat en mötesstruktur och beslutsstruktur som gjort att vi oftast kunnat tagit beslut i tid – projektet har kunnat hållas ihop mycket bra. Det har varit mycket arbete för att få det bra. Hela resan har varit en läroprocess som jag lärt mig så mycket av från början till slut.