c

Vikten av det fysiska mötet

Både individer och företag blir allt mer digitala. Det kan sägas vara smart, men har också varit en nödvändighet av anledningen som stavas coronapandemin. Men vad händer när alla våra möten sker via appar – och ytterst sällan ansikte mot ansikte? Vi har grävt i vetenskapen om det mänskliga mötet.

Det fysiska mötet är viktigt av olika anledningar. Bland annat synliggör det diffusa och komplexa arbetsuppgifter.
1 av 2 Vad händer när alla våra möten sker via appar – och ytterst sällan ansikte mot ansikte?
Katarina Gospic är hjärnforskare och director of neuroscience.
2 av 2 Katarina Gospic, hjärnforskare och director of neuroscience.

Vi börjar lite bakvänt. Inför en helt annan artikel åkte en kollega, Per Johansson, till en föreläsning om hur inre lycka gör oss till bättre ledare. Det var Lasse Lychnell – doktor i företagsekonomi på Handelshögskolan i Stockholm och mindfullnessinspiratör – som föreläste. Per gick på föreläsningen, kom tillbaka och berättade om det som verkade ha varit en stark upplevelse. Lasses fasta handslag och vänliga blick, och hur de efter handslaget kom på varm ”förnamnsfot” med varandra.

I detta digitaliserade tjugoförsta århundrade hade min kollega och ytterligare ett tjugotal moderna människor en måndagseftermiddag – helt frivilligt – rört sina kroppar genom Stockholms rusningstrafik för att på ett specifikt klockslag, på en specifik plats, höra en person tala. Många av deltagarna var chefer med gissningsvis välbokade kalendrar. Hade de stannat kvar på kontoret hade de på samma tid säkert hunnit med åtta jätteintressanta Ted-talks.

Men kanske blev upplevelsen av Lasse Lychnell och hans ord speciell just med närvaron i det där rummet på Handelshögskolan? Skype, Facetime, Google Hangouts, Teams, Slack … I dag finns många smarta digitala hjälpmedel för möten. Och rent krasst är väl videomöten så mycket mer effektiva – och klimatsmarta – än att vi tar oss mellan mötesrum och adresser.

Är det möjligt att komma undan med att enbart hålla oss till paletten av digitala möten? Det enda vi behöver är ju internet!

Men okej, sedan mötet mellan min kollega och Lasse Lychnell ägde rum har en pandemi drabbat världen och det har varit långt ifrån enkelt, eller snarare omöjligt, att ens kunna göra valet mellan att ses online eller live.

Hur som, låt oss titta på hur möten – via digitala verktyg eller så att säga på riktigt – mellan människor fungerar.

De informella stunderna på jobbet

I avhandlingen Aesthetics of Being Together studerar Stoffel Kuenens – forskare, adjunkt och programansvarig för interaktionsdesign vid Umeå universitet – vad som händer när vi människor försöker bygga sociala relationer i digitala verktyg. Ett kapitel heter ”The missing body”. Ett annat ”The missing group”.

I en intervju i tidningen Arbetsliv 2020 konstaterar han att dagens digitala plattformar, som Slack och Microsoft Teams, inte är gjorda för sociala relationer. De är framtagna för att lösa arbetsuppgifter.

”Kuenen jämför med hur man noterar andra människors närvaro när man är ute och går, vetskapen om att du ser mig och jag ser dig. I arbetssammanhang finns motsvarande tillfällen, till exempel de korta mötena och småsnacket vid kaffeautomaten”, skriver artikelförfattaren.

”Man kan peka på historier som säger att de viktigaste besluten görs vid kaffeautomaten. De informella sociala stunderna på jobbet har visat sig ha stor betydelse”, säger Kuenen vidare.

”De digitala mötena tar ifrån oss vår känsla av social tillhörighet”

Kan vi bygga stöd för sociala relationer, och nätverka, i de digitala verktygen? Kanske det. Det är det Kuenens forskning syftar till. Det blir bättre med exempelvis videokonferenser än med de enklaste funktionerna, som mejl. Men: ”Det är nästintill omöjligt att ge en kollega ett bekräftande ögonkast i en videosändning”, konstaterar Krister Zeidler.

Kuenen vill inte säga att plattformarna gör att vi känner oss socialt isolerade på jobbet, men han pekar på forskning som visar att många unga som är flitiga användare av sociala medier känner sig ensamma och isolerade. En slutsats är att vi samtidigt som vi allt oftare arbetar i ensamhet, tar de digitala mötena ifrån oss vår känsla av social tillhörighet. Ofrivillig ensamhet är också vad många psykologer menar gör oss stressade.

Närhet triggar välmående

Andra svar på min fråga om varför även jag hade velat skaka hand med Lasse Lychnell den där dagen, hittar jag hos hjärnforskare och i kunskapen om hjärnans belöningssystem. De ger en barhudad förklaring: närhet triggar välmående. Neuroforskare ser att beröring – som ett lagom hårt handslag – ger extra stark reaktion i hjärnan. Även ögonkontakt kan ge oss explosioner av välmåendehormonet oxytocin.

Fördelarna med att medarbetare inte behöva resa

Så. Det fysiska mötet – det är där och då det händer. Eller? Många av oss är redan bekanta med hjärnforskaren och läkaren Katarina Gospic och hennes kunskap om våra hjärnor, om beslutsfattande, prestation och motivation, och om hur det digitala livet påverkar våra hjärnor. Vad tänker hon om vikten av det fysiska mötet?
Jo, hon menar att tekniken som bäst förfinas.

– Utvecklingen går fort. Jämför med vad vi för drygt tio år sedan kunde göra på våra första smarta telefoner – med att du tekniskt sätt kan flyga en jumbojet med din telefon i dag.

Katarina Gospic bär titeln director of neuroscience på Spinview – ett företag som sysslar med VR, virtual realit eller/virtuell verklighet och AR, augmented reality eller förstärkt verklighet, och arbetar dagligen med den nya teknikens möjligheter.

– Den nya tekniken kommer att ge dig superkrafter som teleportering, och att kunna prata världens alla språk.

Vi kommer också att mötas i en ny sorts ”sociala appar”, menar Gospic.

– Där möts vi som avatarer, digitala representationer av oss. Du kommer att se en digital, visuell kopia av den du pratar med och uppleva kroppsspråk och ansiktsmimik.

Med tillbehör som haptiska handskar, kommer du att kunna skaka hand med, krama eller röra vid den du möter i appen, och få en upplevelse av beröringen.

– Den tekniken finns redan i dag, och om några år kommer den att vara billig och således tillgänglig för gemene man.

Gospic pekar på fördelarna med att medarbetare inte behöva resa. Det spar resurser i både människa, miljö och pengar.

– På ett ögonblick kan du teleportera dig till en konferens där du plötsligt sitter längst fram och lyssnar till en expert som presenterar det senaste inom ditt område.

Verklighet kommer att mixas med tekniker som VR, AR och just hologram, menar Gospic.

Fler och fler jobbmöten

Innan pandemin drabbade vår värld och vände upp och ned på det vi dittills sett som trender, var ett faktum att antalet jobbmöten blir fler och fler. Vad berodde det på, om vi backar? Enligt Malin Åkerström, professor i sociologi vid Lunds universitet, Patrik Hall, professor i statskunskap vid Malmö universitet, och sociologen Vesa Leppänen, är anledningen demokratiseringen i många organisationer. De menar att möten har gått från att vara en plats där man fattar beslut, till att vara en plats där vi arbetar. Och pandemi eller inte, kanske är antalet möten fortsatt stigande, digitala eller fysiska.

2020 gav trion ut Mötesboken – tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel, baserad på både egen och andras forskning.

– Chefens roll har förändrats och förankringsarbetet med medarbetarna har blivit viktigare. Möten kan vara ett sätt att synliggöra ett arbete som annars är diffust och komplext.

”Vi behöver rum som passar mötets syfte och mål”

Fler möten är alltså inte nödvändigtvis ett symptom på att något är fel, utan tvärtom på att något är rätt. I takt med att våra arbetsorganisationer har blivit alltmer demokratiska, har mötena blivit fler, och också vårt behov av tid och rum för möten.

Och inte vilka rum som helst – även här finns det matnyttig forskning som visar att utformningen av rummet påverkar vår prestation. Rätt utformning och inredning kan ge effektivitet, noggrannhet, kreativitet och uppmuntra till interaktion. Att personer som placeras på hårda stolar oftare blir konfrontativa och inte går med på kompromisser, medan den som sjunker ner i en bekväm fåtölj är mer villig att försöka nå konsensus, är en enkel liknelse. Hur rum som används för digitala möten är också viktigt. Vi behöver rum som passar mötets syfte och mål.

Digitala möten kan ge missförstånd

I dag är vi gissningsvis många som kan skriva under på att vi kan uppleva att de digitala mötena bäddar för en större risk för missförstånd. Som skavet i att man lätt pratar i mun på varandra. Tekniken kan vara opålitlig, vilket förstås kan ge ett stresspåslag. Kanske fortsätter några sekunders mänsklig, ofiltrerad kontakt med kroppsspråk och mimik vara oersättlig? Som ett tydligt handslag och ögonkontakt som varar något längre än vi kanske är vana vid.

Entrén kallas ”the village”

Inredningsarkitekt Pia-Cally Wendt och hennes kollegor på Kanozi arkitekter arbetar i skrivande stund med något som är högst fysisk. I entrén till det av den danska arkitektbyrån Henning Larsen ritade kontorshuset Citygate, skapar de tillsammans med Skanska en plats för stunder av både enskilt arbete och möten. En plats som ska öppna huset på vid gavel mot omgivningen, samtidigt som den ska upplevas varm och trygg.

Hur lyckas man med det? Ett arbetsnamn som anger känslan, är en bra start. Pia-Cally och hennes kolleger pratar om entrén som ”the village” – byn. Det ger en fingervisning om hur entrén ska upplevas och fungera. Den som kommer in i huset och lobbyn ska inte känna sig vilsen, utan varmt välkommen – som till en by.

Av: Marie-Louise Olsen.
Foto: Unsplash, GettyImages.

Senast uppdaterad: 2021-05-20