c

Det oumbärliga mötet

Både individer och företag blir allt mer digitala. Det är smart. Men vad händer när alla våra möten sker via appar – och ytterst sällan ansikte mot ansikte? Vi har grävt i vetenskapen om det mänskliga mötet.

Det fysiska mötet är viktigt av olika anledningar. Bland annat synliggör det diffusa och komplexa arbetsuppgifter.
1 av 2 Vad händer när alla våra möten sker via appar – och ytterst sällan ansikte mot ansikte?
Katarina Gospic är hjärnforskare och director of neuroscience.
2 av 2 Katarina Gospic, hjärnforskare & director of neuroscience.

Inför en artikel för förra numret av Skanskas magasin Flervärden åkte en kollega, Per Johansson, till en föreläsning om hur inre lycka gör oss till bättre ledare. Det var Lasse Lychnell – doktor i företagsekonomi på Handelshögskolan i Stockholm och mindfullnessinspiratör – som föreläste. Per gick på föreläsningen, kom tillbaka och berättade om det som verkade ha varit en stark upplevelse. Lasses fasta handslag och vänliga blick, och hur de efter handslaget kom på varm ”förnamnsfot” med varandra.

I detta digitaliserade tjugoförsta århundrade hade min kollega och ytterligare ett tjugotal moderna människor en måndagseftermiddag – helt frivilligt – rört sina kroppar genom Stockholms rusningstrafik för att på ett specifikt klockslag, på en specifik plats, höra en person tala. Många av deltagarna var chefer med gissningsvis välbokade kalendrar. Hade de stannat kvar på kontoret hade de på samma tid säkert hunnit med åtta jätteintressanta Ted-talks.

Men kanske blev upplevelsen av Lasse Lychnell och hans ord speciell just med närvaron i det där rummet på Handelshögskolan? Skype, Facetime, Google Hangouts, Teams, Slack … I dag finns många smarta digitala hjälpmedel för möten. Och rent krasst är väl videomöten så mycket mer effektiva – och klimatsmarta – än att vi tar oss mellan mötesrum och adresser.

Är det möjligt att komma undan med att enbart hålla oss till paletten av digitala möten? Det enda vi behöver är ju internet!

The missing body?

I avhandlingen Aesthetics of Being Together studerar Stoffel Kuenens – forskare, adjunkt och programansvarig för interaktionsdesign vid Umeå universitet – vad som händer när vi människor försöker bygga sociala relationer i digitala verktyg. Ett kapitel heter ”The missing body”. Ett annat ”The missing group”.

I en intervju i tidningen Arbetsliv i oktober i år konstaterar han att dagens digitala plattformar, som Slack och Microsoft Teams, inte är gjorda för sociala relationer. De är framtagna för att lösa arbetsuppgifter.

”Kuenen jämför med hur man noterar andra människors närvaro när man är ute och går, vetskapen om att du ser mig och jag ser dig. I arbetssammanhang finns motsvarande tillfällen, till exempel de korta mötena och småsnacket vid kaffeautomaten”, skriver artikelförfattaren.

 ”Man kan peka på historier som säger att de viktigaste besluten görs vid kaffeautomaten. De informella sociala stunderna på jobbet har visat sig ha stor betydelse”, säger Kuenen vidare.

”De digitala mötena tar ifrån oss vår känsla av social tillhörighet”

Kan vi bygga stöd för sociala relationer, och nätverka, i de digitala verktygen? Kanske det. Det är det Kuenens forskning syftar till. Det blir bättre med exempelvis videokonferenser än med de enklaste funktionerna, som mejl. Men: ”Det är nästintill omöjligt att ge en

kollega ett bekräftande ögonkast i en videosändning”, konstaterar Krister Zeidler.

Kuenen vill inte säga att plattformarna gör att vi känner oss socialt isolerade på jobbet, men han pekar på forskning som visar att många unga som är flitiga användare av sociala medier känner sig ensamma och isolerade. En slutsats är att vi samtidigt som vi allt oftare arbetar i ensamhet, tar de digitala mötena ifrån oss vår känsla av social tillhörighet. Ofrivillig ensamhet är också vad många psykologer menar gör oss stressade.

Närhet triggar välmående

Andra svar på min fråga om varför även jag hade velat skaka hand med Lasse Lychnell den där dagen, hittar jag hos hjärnforskare och i kunskapen om hjärnans belöningssystem. De ger en barhudad förklaring: närhet triggar välmående. Neuroforskare ser att beröring – som ett lagom hårt handslag – ger extra stark reaktion i

hjärnan. Även ögonkontakt kan ge oss explosioner av välmåendehormonet oxytocin.

Men om vi ska ha fysiska möten istället för digitala, för att bevara den sociala väven och få vår dagliga dos av välmående: hur löser vi då problemet med att mötena blir fler? För det blir de enligt forskning från MIT, Massachusetts Institute of Technology. Borde vi därmed försöka göra antalet möten färre igen?

”Virtuella konferenser är inte nog”

Det fysiska mötet – det är där och då det händer. Eller? Många av oss är redan bekanta med hjärnforskaren och läkaren Katarina Gospic och hennes kunskap om våra hjärnor, om beslutsfattande, prestation och motivation, och om hur det digitala livet påverkar våra hjärnor. Vad tänker hon om hur vi möts på framtidens arbetsplats, och vikten av det fysiska mötet?

– Att vi i dag kan jobba när, var och hur som helst har skapat en otillräcklighet kring möten. Vi behöver träffas – men lösningar som telefon, Skype och virtuella konferenser är inte nog.

Men den mer förfinade tekniken är i allra högsta grad på gång, menar Gospic.

– Utvecklingen går fort. Jämför med vad vi för drygt tio år sedan kunde göra på våra första smarta telefoner – med att du tekniskt sätt kan flyga en jumbojet med din telefon i dag.

XR kommer att ersätta fysiska mötet

Sedan en tid tillbaka bär Katarina Gospic titeln director of neuroscience på Spinview – ett företag som sysslar med VR, virtual realit eller/virtuell verklighet och AR, augmented reality eller förstärkt verklighet, och arbetar dagligen med den nya teknikens möjligheter.

– Enligt min uppfattning kommer XR, som är ett samlingsnamn och inkluderar VR och AR, att ersätta det fysiska mötet, kanske inte helt, men väldigt ofta. Den nya tekniken kommer nämligen att göra mötesupplevelsen ännu bättre än den fysiska. Den förhöjer upplevelsen av ”det riktiga” och ger dig superkrafter som teleportering, och att kunna prata världens alla språk.

”Vi kommer mötas som avatarer”

Vi kommer att mötas i en ny sorts ”sociala appar”.

– Där möts vi som avatarer, digitala representationer av oss, och upplevelsen av verklighet kommer att vara högst påtaglig. Du kommer att se en digital, visuell kopia av den du pratar med och uppleva kroppsspråk och ansiktsmimik.

Med tillbehör som haptiska handskar, kommer du att kunna skaka hand med, krama eller röra vid den du möter i appen, och få en upplevelse av beröringen.

– Den tekniken finns redan i dag, och om några år kommer den att vara billig och således tillgänglig för gemene man.

Gospic ger exempel på hur den nya VR-tekniken används i dag.

– Ericsson onboardar nya medarbetare på en plats i världen via en annan, som via en fabrik i Europa för en ännu icke färdigbyggd i Nordamerika. Det utan att medarbetarna behöva resa. Det spar resurser i både människa, miljö och pengar.

Demokratiseringen ger fler möten

Även våra fysiska kontor och mötesrum kommer att påverkas av den nya tekniken. Med hologram kan vi se saker fastän att ”de inte finns”. 

– På ett ögonblick kan du befinna dig på en byggarbetsplats, eller i en regnskog, eller så teleporterar du dig till en konferens där du plötsligt sitter längst fram och lyssnar till en expert som presenterar det senaste inom ditt område.

Verklighet kommer att mixas med tekniker som VR, AR och just hologram. Framtiden är redan här, helt enkelt.

En anledning till att mötena blir fler är demokratiseringen i många organisationer, menar Malin Åkerström, professor i sociologi vid Lunds universitet, Patrik Hall, professor i statskunskap vid Malmö universitet, och sociologen Vesa Leppänen. De menar att möten har gått från att vara en plats där man fattar beslut, till att vara en plats där vi arbetar.

I höstas gav trion ut Mötesboken – tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel, baserad på både egen och andras forskning.

– Chefens roll har förändrats och förankringsarbetet med medarbetarna har blivit

viktigare. Möten kan vara ett sätt att synliggöra ett arbete som annars är diffust och komplext.

Det har blivit en metod för att visa att vi jobbar, ett arbetssätt som vi tar för givet, säger Malin Åkerström i en intervju i Dagens Nyheter.

”Vi behöver rum som passar mötets syfte och mål”

Fler möten är alltså inte nödvändigtvis ett symptom på att något är fel, utan tvärtom på att något är rätt. I takt med att våra arbetsorganisationer har blivit alltmer demokratiska, har mötena blivit fler, och också vårt behov av tid och rum för möten. Och inte vilka rum som helst – även här finns det matnyttig forskning som visar att utformningen av rummet påverkar vår prestation.

Rätt utformning och inredning kan ge effektivitet, noggrannhet, kreativitet och uppmuntra till interaktion. Att personer som placeras på hårda stolar oftare blir konfrontativa och inte går med på kompromisser, medan den som sjunker ner i en bekväm fåtölj är mer villig att försöka nå konsensus, är en enkel liknelse. Hur rum som används för digitala möten är också viktigt. Vi behöver rum som passar mötets syfte och mål. 

Kroppspråk är viktigt

I dag är vi gissningsvis många som kan skriva under på att vi kan uppleva att de digitala mötena bäddar för en större risk för missförstånd. Som skavet i att man lätt pratar i mun på varandra. Tekniken kan vara opålitlig, vilket förstås kan ge ett stresspåslag. Men med tanke på teknikens rasande utveckling kan de ocharmiga kanterna snart kanske ha slipats bort, så att vi kan luta oss tillbaka i en snudd på verklig upplevelse av ett möte?

Men kanske fortsätter några sekunders mänsklig, ofiltrerad kontakt med kroppsspråk och mimik vara oersättlig? Som ett tydligt handslag och ögonkontakt som varar något längre än vi kanske är vana vid.

Entrén kallas ”the village”

Inredningsarkitekt Pia-Cally Wendt och hennes kollegor på Kanozi arkitekter arbetar i skrivande stund med något med mycket tanke. I entrén till det av den danska arkitektbyrån Henning Larsen ritade kontorshuset Citygate, skapar de tillsammans med Skanska en plats för stunder av både enskilt arbete och möten. En plats som ska öppna huset på vid gavel mot omgivningen, samtidigt som den ska upplevas varm och trygg.

Hur lyckas man med det? Ett arbetsnamn som anger känslan, är en bra start. Pia-Cally och hennes kolleger pratar om entrén som ”the village” – byn. Det ger en fingervisning om hur entrén ska upplevas och fungera. Den som kommer in i huset och lobbyn ska inte känna sig vilsen, utan varmt välkommen – som till en by.

Bra med god utsikt över omgivningen

– Till att börja med ska en entré vara så tydlig att man hittar utan att leta, och man ska känna sig bekväm, säger Pia-Cally, och förklarar att otydlighet kan få oss att känna oro, irritation och stress. Olika typer av sitt- och mötes–platser blandas för att svara på olika mänskliga behov: det finns till exempel vetenskapliga studier som visar att vi känner oss tryggare när vi sitter med ryggen mot en vägg – eller bara har god utsikt över omgivningen.

Av: Marie-Louise Olsen.
Foto: Unsplash, GettyImages.

Senast uppdaterad: 2020-01-14